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Dica 2/5: Como aumentar a produtividade na empresa

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ENTENDA COMO E POR QUE DEFINIR PRIORIDADES PARA VOCÊ E SUA EMPRESA

Você com certeza já passou por uma situação como a seguinte:

Você chega no trabalho sabendo que tem 10 coisas para fazer, mas não sabe por onde começar. Então você escolhe uma das atividades de forma aleatória e acaba perdendo metade do dia nela. Quando chega o fim do dia você percebe que fez 3 das 10 atividades, sendo que deixou de lado as mais importantes.

Felizmente existem maneiras de evitar que isso aconteça. E nós, da i9 CONSULTORIA, trouxemos algumas ideias que podem fazer toda a diferença em 2018:

  • ANOTE SUAS TAREFAS

Já percebeu quantas tarefas e eventos esquecemos todos os meses? Não é por acaso que isso ocorre, temos muita dificuldade em memorizar tantas coisas a fazer, por esse motivo os profissionais da área recomendam a utilização de uma agenda ou aplicativo para ajudar nessa tarefa.

Anotando as tarefas você tem o controle do que precisa fazer todos os dias, o que facilita a organização.

Segue um passo-a-passo da aplicação:

  1. Escolha a maneira mais prática para anotar as tarefas;*
  2. Utilize os últimos 10 minutos do expediente todos os dias para definir as tarefas;
  3. Sempre que lembrar de algo, anote;
  4. Dê um “check” sempre que finalizar uma atividade.

Para fazer as anotações busque algo que seja de fácil acesso durante todo o dia. Para isso, a i9 CONSULTORIA recomenda o uso do Trello, que permitem a inserção de datas de entrega e a criação de grupos de atividades. Outro aplicativo interessante é o google agenda, que permite a inserção das atividades de forma muito intuitiva.

  • ORGANIZE SEU DIA

Pouco adianta criar uma lista e não cumpri-la. Para isso saiba definir horários e metas diárias.

Com a lista feita você pode avaliar quais itens são possíveis de serem realizados no dia e além disso, em quais períodos vai realizar cada um. Nessa etapa você deve ser o mais sincero possível consigo mesmo, pois o mais importante é cumprir as tarefas e conforme você se torna mais produtivo pode selecionar mais atividades por dia.

  • DEFINA PRIORIDADES

Pode parecer perda de tempo definir prioridades ao invés de partir diretamente para a execução, entretanto, esse pequeno tempo “perdido” pode resultar em um grande aumento de produtividade. Isso se deve ao fato de que tendo as atividades organizadas você sempre tem o controle para evitar atrasos e o início de tarefas que não podem ser finalizadas.

Por exemplo: Você chega no trabalho e imediatamente começa a organizar alguns arquivos, mas no meio do processo lembra que precisa da presença do seu chefe para concluir a atividade. Quando iniciar novamente o processo, terá que se lembrar de tudo que foi feito, para então retomar a atividade.

Nesse caso, cerca de 10 minutos poderiam ter evitado a perda de 30 ou mais.

Além disso,  você pode seguir os conceitos do Scrum, que foram apresentados na nossa Dica 1 e logo nas primeiras atividades ter algo útil para entregar aos seus clientes ou a sua empresa.

Para decidir qual tarefa executar primeiro, busque levar em conta o grau de urgência, a possibilidade de terminar a atividade sem empecilhos e o quanto ela agregará de valor a sua empresa ou aos olhos do cliente.

Essa foi a 2ª de 5 dicas para você aumentar a produtividade na empresa. Perdeu alguma dica? Veja nossos posts anteriores!

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