A gestão de projetos é essencial para qualquer empresa ter controle das suas atividades e garantir bons resultados. Mas para isso, é importante aplicar o método correto para as necessidades da sua empresa.
Dentro do gerenciamento de projetos existem diversas maneiras de manter a eficiência das tarefas.
Nesse texto, você vai poder relembrar quais são esses recursos, ver suas falhas e ainda conhecer novas estratégias.
O que é o gerenciamento de projetos?
A gestão de projetos visa sempre cumprir as tarefas necessárias em uma empresa. Para isso são necessários técnicas, conhecimentos e ferramentas.
Saber gerenciar projetos é ter a garantia de que seus projetos vão sair do papel e trazer bons resultados para o seu negócio.
Quais são os benefícios de investir na gestão de projetos?
Como já falamos, o gerenciamento de projetos vai deixar a sua equipe mais estruturada e garantir melhores resultados.
Veja na prática quais são as vantagens de investir nesse processo:
1. Otimização do tempo
Organização e otimização do tempo são coisas que sempre andam juntas. E com uma boa gestão de projetos, o principal objetivo é que as atividades estejam organizadas para que ninguém fique sobrecarregado.
Com isso, o gerenciamento do tempo de cada colaborador fica muito melhor e, consequentemente, seu tempo de trabalho é otimizado.
2. Maior garantia de resultados
Com tudo planejado e todas as tarefas organizadas e distribuídas aos participantes do projeto, as chances de o trabalho dar certo é muito maior.
Cada colaborador sabe de sua função e já tem o tempo certo para realizá-la.
3. Redução de custos
A gestão de projetos possibilita uma montagem de um orçamento mais assertivo e organizado. Assim, custos e prejuízos são previstos em estudos antes do início efetivo do projeto.
Modelos de gestão de projetos
Agora que você já entendeu mais sobre a importância do gerenciamento de projetos, conheça alguns dos tipos mais efetivos:
1. PRINCE 2 E PMBOK
O Prince 2 é um método criado pelo governo britânico mas que é usado internacionalmente, além de ser de domínio público, o que possibilita grande acessibilidade a melhoria na gestão de projetos.
Já o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), foi criado pela PMI (Project Management Institute) e apesar de não ter uma metodologia definida, possui 10 áreas de interesse que conseguem auxiliar como gerenciar projetos e melhorar a eficiência dos projetos.
Contudo, essas duas estratégias também podem apresentar falhas. O PMBOK, por exemplo, tende a dar muita ênfase ao prazo dos projetos, no entanto, isto pode afetar diretamente na função da qualidade. Diversos estudiosos afirmam que a qualidade é uma presença secundária nesse método, o que faz com que o processo acabe sendo feito de maneira superficial.
2. MPMM: Inovação em Gestão de Projetos
Uma das maiores inovações em gestão de projetos é a utilização de softwares que conseguem acompanhar o andamento das etapas em tempo real, e auxiliam na organização do processo.
O MPMM (Project Management Methodology) foi criado pela empresa Methods e é baseado no PMBOK e no Prince 2. Esse método é um software que conta com 1500 gráficos, tabelas, tarefas que influenciam a gerenciar projetos com eficiência. Além disso, também é disponibilizado diversos modelos de gerenciamento, formulários e listas de verificação.
Por ser em uma plataforma digital disponível para download imediato, é uma estratégia que leva rapidez aos projetos e acompanha o processo em todo o seu ciclo de vida. Uma das desvantagens é que o MPMM tem menos funções que outros tipos de gerenciamento, mas as que existem são úteis e específicas para economizar tempo no planejamento da empresa.
3. Kanban
Criado pela empresa japonesa Toyota é utilizado para implementar mudanças. O Kanban oferece princípios que, quando aplicados, podem melhorar o desempenho e reduzir o desperdício. Este método é utilizado por softwares famosos no universo corporativo, como o Trello.
Quando a empresa está passando por uma transição gradual e um momento de grandes mudanças, o Kanban é o modelo de gestão de projetos ideal para esse caso. A proposta é minimizar o impacto das mudanças, modificar os hábitos da equipe e amadurecê-la para
receber a transformação.
4. Caminho Crítico
Este método foi desenvolvido na década de 50, nele, é evidenciado a dependência entre as diversas etapas de um projeto. Dessa forma, ele apresenta um tópico simples: uma tarefa deve ser terminada antes de uma nova ser iniciada.
5. Waterfall
O mais conhecido “cascata” é um dos métodos de como gerenciar projetos mais comuns. No Waterfall, o projeto apresenta fases que são seguidas todas em sequência, normalmente a ordem é:
Definição de requisitos
· Planejamento
· Execução
· Validação
Entretanto, a medida inicial pode variar de acordo com a demanda de cada projeto. Assim como o caminho crítico, uma etapa só pode ser iniciada depois que a outra esteja completa, portanto, voltar em outras fases ou avançar não é permitido. Além disso, os requisitos estabelecidos no início, dificilmente são mudados no decorrer do projeto. Embora as etapas sejam bem arquitetadas, esse método exige muita rigidez e comprometimento de toda a equipe.
6. SCRUM
O SCRUM é uma das metodologias ágeis mais bem sucedidas para gerenciar projetos. O método é constituído por um framework que tem por objetivo agilizar os processos e facilitar a comunicação entre todos os envolvidos no projeto.
As atividades podem ser divididas em Backlog e Sprints. No Backlog ficam armazenadas todas as atividades que deverão ser realizadas para a conclusão do projeto. Enquanto que no Sprint representa as atividades que deverão ser executadas durante o próximo período definido de tempo.
Além disso, o Scrum divide a equipe de projetos em 3 funções:
-Product Owner: Responsável por gerenciar as tarefas que deverão ser executadas (Backlog) e definir prioridades para a equipe de projetos (sprints).
–Scrum Master: Responsável por coordenar e facilitar o trabalho da equipe de projetos durante à execução dos sprints.
-Scrum Team: Representam a equipe de desenvolvedores envolvida no projeto e deve estar sempre conectada durante o desenvolvimento.
Depois de todas as informações sobre gerenciamento de projetos, a sua empresa está pronta para ter novos processos inovadores que vão trazer vendas, lucro e sucesso para toda a equipe!
